Cap.5. Gestione nel CRM delle email e dei documenti
Potete utilizzare il client di posta che vi permette di svolgere attività di Mass Mailing. Esiste la possibilità di utilizzare le funzionalità di Email Templateper preparare e salvare i vostri modelli di messaggio e poi inoltrarli a tutti i leads, contatti o aziende che avete selezionato.
Esistono due tipologie di template:
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Template per Email: un semplice modello creato attraverso vTiger da utilizzare per le comunicazioni ai vostri clienti. E’ possibile creare un modello per ogni tipo di comunicazione ed utilizzarlo senza doverlo riscrivere ogni volta.
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MailMerge Template: questo modello vi permette di creare file word compilati in automatico con il meccanismo della STAMPA-UNIONE per i dati relativi ai moduli Leads, Contatti, Aziende e Assistenza clienti. Per saperne di più in merito a questa funzionalità vedi capitolo 17.
Emails è, al contempo, un modulo per la ricezione delle email e per la catalogazione dei messaggi di posta inviati agli utenti di vTiger. Ogni messaggio di posta inviato a Lead, contatti e aziende viene memorizzato nella rispettiva cartella.
5.1. Inviare e ricevere email
vTiger offre molteplici possibilità per inviare email a clienti, collaboratori o altri contatti. Potete inviare email ai vostri contatti direttamente da vTiger, outilizzare i Plugin per Outlook e Thunderbird per la sincronizzazione.
Per spedire email dovrete configurare un server comune per l’accesso email, come spiegato nell’ultimo capitolo dedicato alle impostazioni di vTiger.
5.2. Spedire email
Se volete utilizzare vTiger per spedire le email avete tre possibilità:
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creare una email partendo dalla schermata dei dettagli di uno dei Lead, Contatti o Aziende. In questo modo, la mail inviata viene automaticamente archiviata tra i dettagli della scheda Lead, Contatti, Aziende. Vedi l’esempio riportato nella figura 5.1.
Figura 5.1
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selezionare il destinatario dalla lista di visualizzazione, come raffigurato nella sottostante Figura 5.3.
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potete, in alternativa, creare un’email direttamente dal menu Email, come nella Figura 5.2.
Figura 5.3
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Importante |
Per la composizione potete usare i campi di inserimento basati sulla seguente descrizione:
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To: |
Va inserito l’indirizzo email del destinatario. |
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CC: |
“CC” sta per Carbon Copy. Potete inserire l’indirizzo del destinatario che riceve la copia dell’email. |
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BCC: |
“BCC” sta per Blind Carbon Copy. Potete inserire indirizzi email che non saranno visibili agli altri destinatari. |
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Soggetto: |
Potete inserire un oggetto per la vostra email |
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Allegati: |
Puoi aggiungere un allegato per la tua email |
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Descrizione: |
Qui potete inserire il vostro messaggio email. L’email sarà spedita in formato HTML. Potete usare gli strumenti disponibili per modificare le impostazione grafiche delle email. |
| NB: vTiger può memorizzare le vostre firme email standard e aggiungerle ai vostri messaggi automaticamente. La firma dovrà essere inserita dal menù “Mie Impostazioni” nell’area Login di CRM. Potete, inoltre, trovare maggiori spiegazioni nella Sezione: Configurazione Utenti. |
I campi di descrizione servono per i seguenti scopi:
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Seleziona Email Template: |
vTiger vi offre la possibilità di lavorare con Template per le Email. Questi template devono essere memorizzai in vTiger, come spiegato nella Sezione “E-mail Template”. |
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Manda: |
Permette di spedire l’email. |
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Salva: |
Potete salvare l’email senza inviarla. L’email sarà memorizzata ed entrerà in lista cliccando sul menu Home Page > Email |
Invio Email di Massa
Se dovete mandare delle mail ad un gruppo di contatti presenti in vTiger, dovete operare nel seguente modo:
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Create una lista di lead, contatti o aziende. Utilizzate la funzione di filtro per selezionare i record desiderati. Fate riferimento alla Sezione “Liste Customizzate” per maggiori chiarimenti.
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Salvate la lista così selezionata.
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Su questa lista, selezionate contatti a cui volete inviare la mail di massa. Cliccate sul tasto [Manda Mail] come in Figura 5.3.
Apparirà la schermata “Creazione Email di Massa”, riportata nella Figura 5.4.
Figura 5.4
Compilate il testo della vostra Email e procedete all’invio.
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Importante |
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5.3. Sincronizzazione Email in arrivo
Potete utilizzare il PLUGIN per OUTLOOK o THUNDERBIRD per sincronizzare le email su vTiger. Fate riferimento alla Sezione “Sincronizzazione Email con vTiger” per maggiori informazioni.
Altrimenti, potete vedere le vostre Email direttamente da vTiger, a condizione che configuriate su vTiger il vostro server di posta.
Per visualizzare la posta in entrata cliccate su [Mia Home Page > Webmail] nell’area di navigazione come raffigurato nella Figura 5.5.
Figura 5.5
Cliccate su [Impostazioni server di posta in entrata] per aprire il menù di configurazione del server di posta come raffigurato nella Figura 5.6.
Figura 5.6
Lista campi importanti:
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Nome Visualizzato |
Questo nome verrà visualizzato sul display nella lista account del server di posta. |
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Indirizzo email che utilizzate per ricevere la posta. |
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Server Posta o IP |
Dovete inserire l’indirizzo del vostro server di posta. Utilizzate un nome o un indirizzo IP. |
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Nome Utente |
Nome dell’utente per accedere al server di posta |
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Password |
Password che utilizzate per l’accesso al server di posta. |
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Protocollo mail |
Attualmente è disponibile l’IMAP come protocollo email. Il protocollo POP è comunque disponibile tramite nostra applicazione. Contattaci per informazioni all’indirizzo Questo indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot. Abilita Javascript per vederlo. . |
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Opzioni SSL |
Se desiderate utilizzare questo sistema di sicurezza. |
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Validazioni Certificati |
Se utilizzate un sistema di cifratura, per accedere al server di posta dovete scegliere se validare o meno il certificato. |
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Timeout |
Tempo massimo per l’aggiornamento della posta |
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Email per pagina |
Potete selezionare il numero di email per pagina che desiderate visualizzare., |
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NB: Le email in entrata non sono protette. Ciò significa che vTiger non protegge da virus trasmessi via email. Pertanto è necessario che la protezione sulle email ricevute avvenga sul server di posta. |
5.4. Cartelle della Webmail
Come potete vedere le cartelle di posta sono di due tipi
Figura 5.6
dove nelle Mie Mail potete trovare le mail in ingresso, cioè le mail che provengono all’account di posta configurato su vTiger e sono in modalità di vista (come da protocollo IMAP), mentre in Posta Inviata potete trovare le mail inviate suddivise per tipologia di utente.
5.5. Note: il sistema base documentale di vTiger
Le Note sono pratici strumenti per aggiungere maggiori informazioni sui Contatti, Aziende, Lead, Opportunità, Prodotti, Fatture, ma anche Ordini di vendite e Acquisti.
Le Note si possono creare direttamente dal modulo in cui siamo, esempio in una scheda Contatto, oppure dal modulo Note relativo.
Ad ogni Nota è possibile allegare un documento (quale ad esempio PDF, Immagine, Foglio di calcolo ecc.) tanto che, se utilizzato in questo senso, è possibile utilizzare il modulo Note come un vero e proprio documentale, dove oltre al documento vero e proprio (vedi punto 2 della figura 5.7) potremo protocollarlo con un codice inserito nel titolo (vedi punto 1), un campo descrittivo (vedi punto 4) e tutta una serie di legami (vedi punto 3) per il collegamento con altri moduli di vTiger. In questo modo, se ad esempio dobbiamo rendere disponibile a tutta la struttura commerciale un modulo di compilazione della privacy per i nuovi clienti, basterà protocollarlo con una sigla tipo DP (come documenti privacy) e caricarlo in una nuova nota. Si procederà quindi a creare un filtro (vedi figura 5.8) chiamato “Documenti Privacy” dove avremo cura di inserire un filtro avanzato per il campo “Titolo” che richieda il filtro di tutte le Note che contengono DP nel campo stesso. Avremo così sempre a portata di click tutti i documenti privacy che ci interessano.
Figura 5.7
Figura 5.8
